Política de Tratamiento de Datos Personales

 

Razón social: LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA. 

Nit: 830041304-0
Domicilio: Calle 109 No. 13 A 32 Bogotá – Colombia
Teléfono: 2457049
Correo electrónico: adrianaduran@lerprevencion.com / info@lerprevencion.com
Página web: www.lerprevencion.com 

  1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: 

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales. 

  1. DEFINICIONES: 

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: 

  1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; 
  2. b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; 
  3. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; 
  4. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; 
  5. e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; 
  6. f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; 
  7. g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; 
  8. h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; 
  9. i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; 
  10. j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; 
  11. k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. 
  1. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDADES: 

Los datos personales de Clientes, Proveedores, Contratistas, Colaboradores, terceros y empleados y/o posibles empleados, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos, serán tratados conforme a los principios rectores para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 

Únicamente se recolectará los datos personales del Titular, que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son requeridos y no recogerá datos personales sin autorización previa, expresa e informada del Titular, a excepción de los casos previstos en la ley en los que no es necesaria la obtención de dicha autorización. Además se abstendrá de utilizar medios engañosos y fraudulentos para obtener dicha autorización y en general para tratar datos personales de Clientes, Proveedores, Contratistas, Colaboradores, terceros y empleados y/o posibles empleados. 

  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Los datos personales del Titular –Cliente- se usaran con las siguientes finalidades: 

  1. Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales.
  2. Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas pedido y demás documentos como soporte de una transacción. 
  3. Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular. 
  4. Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el Titular. Así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad del servicio prestado. 
  5. Atención del trámite de garantías y devolución de productos. 
  6. Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos. 
  7. Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del Cliente. 
  8. Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes. 
  9. Para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios computarizados. La prestación de servicios de atención telefónica; cobranzas u otros de naturaleza similar. 
  10. La ejecución de procesos y procedimientos contables. 
  11. Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por los Clientes. 

Los datos personales del Titular –Proveedor-contratistas y terceros se usaran con las siguientes finalidades: 

  1. Para el normal desarrollo de la relación comercial, de servicios y contractual. 
  2. Para el cumplimiento de los servicios ofrecidos por la empresa. 
  3. El desarrollo de estudios de seguridad y financieros. Para llevar a cabo procesos contables, Tributarios. Labores de pago de facturas, mensajería y demás. Servicios de mantenimiento y adecuaciones. Estudios de personal y contratación. 
  4. Desarrollar actividades de capacitación. 
  5. Representación judicial de la compañía. 
  6. Lo relacionado con la prestación de servicios de gestión ambiental. 
  7. Desarrollo de mercados y publicidad. 

Los datos personales del Titular –Empleado y/o posibles empleados se usaran con las siguientes finalidades: 

  1. Para procesos de selección de personal.
  2. Para posibles contrataciones futuras.
  3. Para contratación directa con la empresa.
  4. Para datos posteriores a la finalización de contrato o terminación de relación laboral.
  1. AUTORIZACIÓN 

El Tratamiento de Datos Personales manejados por la empresa requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. A LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular. 

La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: 

  1. autorizó el tratamiento, 
  2. conoce y acepta que se utilizará la información para los fines que le han sido informados. 
  3. Por Tanto, la autorización solicitada deberá incluir: 
  4. El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan b) La finalidad del tratamiento de los datos.
  5. Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular.
  6. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. 

 

  1. MANEJO DE DATOS SENSIBLES 

LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA no recolectará, usará o tratará datos sensibles salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha autorización.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES. 

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA tienen los siguientes derechos, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios: 

  1. Conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; 
  3. Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales.
  4. Mediante reclamo presentado conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el Titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA. 
  5. Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
  1. DEBERES DE LOS TITULARES. 

El Titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular. 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD: 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, 

LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA ha designado para atender todo lo relacionado con consultas y reclamos de que trata el Título V de la Ley de protección de datos personales a la secretaria de Gerencia, y para dichos efectos, un titular de información, puede dirigir su consulta o queja al correo electrónico adrianaduran@lerprevencion.com, la dirección Calle 109 # 13 a 32 Bogotá- Colombia.

  1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS. 

LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA, garantiza el derecho de consulta, corrección, actualización y/o supresión de los datos personales del Titular, suministrando al mismo y cuando actúe en ejercicio de su derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. 

Todas y cada una de las consultas o reclamos (quejas) deberán ser puestas en un texto electrónico al correo electrónico adrianaduran@lerprevencion.com o envió de una comunicación física a la dirección Carrera 7 A N° 123 – 24 Bogotá- Colombia, es decir, se excluye la posibilidad de formular una consulta o reclamo de manera verbal o telefónica. 

Una vez recibida por LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012 en el Título V denominado: Procedimientos. La finalidad de estas alternativas es, mantener una prueba de la petición presentada y en segundo lugar, tener certeza de la fecha a partir de la cual empiezan a correr los términos previstos en la Ley. 

La solicitud debe indicar como mínimo: 

  1. El nombre, domicilio del Titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia. 
  2. Los documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación de su representante. 
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales o hechos respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y que dan lugar a su solicitud. 
  1. SUPRESIÓN DE DATOS. 

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: 

  1. La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. 

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, se procederá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del Titular. 

  1. IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS Y PERIODO DE VIGENCIA. 

Las bases de datos bajo tratamiento por parte de LUIS E ROJAS Y ASOCIADOS LTDA, son las consagradas en el manual interno de políticas y procedimientos en materia de Protección de datos y estarán vigentes durante toda la duración del objeto social de la empresa. 

  1. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS. 

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del quince 15 de septiembre de 2016. 

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto: Correo electrónico enviado a los Titulares: Que aplica si tengo autorizada la cuenta de correo electrónico del mismo. 

Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede de la empresa. 

De igual forma será publicado en la página web www.lerprevencion.com 

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.